Sistem Pengendalian Manajemen

Studi kasus : Vershire Company

Pada tahun 1996 Vershire Company merupakan perusahaan pengemasan yang terdiversifikasi dengan berbagai divisi besar, termasuk divisi alumunium Can, salah satu perusahaan produsen kaleng minuman dari alumunium terbesar di Amerika serikat. Yang memberi laporan kepada manager umum divisi adalah dua manager lini, yaitu wakil pemasaran dan manufaktur. Kedua wakil presiden tersebut membawahi semua aktivitas divisi yang berada dalam area tanggung jawab mereka.

Adapun pusat pertanggung jawaban Virshire company  adalah sebagai berikut :

{     Pusat pertanggung jawaban Virshire company  adalah organisasi yang dipimpin oleh manajer pertanggungjawaban terhadap aktivitas yang dilakukan.

{     Pusat pendapatan adalah unit – unit pemasaran atau penjualan yang tidak bertanggungjawab atas harga pokok barang – barang yang mereka pasarkan.

{     Pusat beban atau biaya adalah pusat pertanggung jawaban yang inputnya diukur secara moneter namun outputnya tidak. Ada dua jenis pusat beban yaitu pusat beban tehnik dan pusat beban kebijakan.

1.      Latar Belakang Industri

Secara tradisional tempat minuman terdiri dari beberapa bahan baku sebagai berikut : alumunium, baja, gelas, fiber-foil (campuran kertas dan logam), atau plastik. Pada awalnya industri tempat minuman logam terdiri dari lebih dari 100 perusahaan yang memproduksi kaleng-kaleng alumunium dan baja berlapis timah.

Perusahaan independent yang membeli tempat minuman terutama adalah perusahaan waralaba Coca Cola dan Pepsi Cola, yang mewakili para pembuat botol indpenden dalam bernegosiasi dengan perusahaan – perusahaan peti kemas.   

Permasalahan

1. Bagaimana Kompetisi internal di antara sector produksi dan departemen ?
2.  Mengapa Manager pabrik bertanggung jawab atas laba yang diproyeksikan ?
3. Bagaimana sistem perencanaan dan pengendalian virshire company dalam menanggapi kelemahan dan kelebihan yanga ada dalam perusahaan tersebut ?

1.1      Analisis SWOT Vershire Company

Adapun analisis swot vershire company adalah sebagai berikut adalah :

v     Strength

1. Konsumen selalu menjadi perhatian utama
2. kecepatan dalam menanggapi perbedaan anggaran produksi dengan biaya realitas produksi yang sedang dijalani.
3. Inovasi terhadap campuran alumunium dan baja sehingga menjadi kemasan lebih ringan dapat mengurangi biaya transportasi dan memudahkan dalam pembentukan kemasan, pendaurulangan dan penggambaran pada kemasan.

v     Weakness

1. Penyerahan laporan bulanan tidak terperinci, sehingga dapat dilakukan mark up terhadap biaya-biaya.
2. Anggaran yang sudah disetujui akan sulit diubah kembali dengan menggunakan macam – macam biaya yang sudah dianggarkan dan biaya yang sesungguhnya.
3. Kinerja manajemen hanya dilihat dari laba yang yang merupakan masa lalu dan tidak dilihat dari kualitas produk.

v     Opportunity

1.      Perusahaan  tetap terus meningkatkan kualitas dalam standar pengiriman maupun pelyanan agar konsumen tidak beralih ke pemasok lain.

2.      Mempertahankan dan meningkatkan kualitas produk, standar pengiriman dan pelayanan pelanggan agar konsumen tidak beralih ke produsen lain.

3.      Meningkatkan ekonomi serta kesejahteraan social masyarakat dan beroperasi di seluruh dunia dengan cara meminimalkan dampak terhadap habitat alam dan sumber daya hayati.

v     Treat

1.      Apabila divisi dalam memenuhi biaya dan spesifikasi pelanggan standar untuk pengiriman dan pelayanan pelanggan, konsumen akan pindah kepemasok lain.

2.      Keadaan ekonomi yang tidak menentu

3.      Adanya global warning

1.2      Strategi Pemasaran

Melakukan pertimbangan terhadap hal-hal yang terjadi, melihat pengaruh kondisi ekonomi yang terjadi, melakukan pembagian produk-produk yang akan dipasarkan, dan melihat posisi daerah yang akan dijadikan pemasaran. Kemudian, dilakukan promosi dengan mengikuti tender.

Perusahaan memiliki empat sasaran yaitu,

1. Menilai posisi kompetisi setiap devisi dan membuat sejumlah tindakan perbaikan.
2. Mengevaluasi tndakan-tindakan yang diambil untuk meningkatkan peran dipasar atau untuk merspon terhadap kegiatan para pesaing.
3. Mempertibangkan pengeluaran modal yang diambil atau pengantian pabrik untk memperbaiki produk yang telah ada atau memperkenalkan produk baru .
4. Mengembangkan perencanaan untuk memperbaiki efesiensi biaya, kualitas produk, metode pengiriman, dan layanan.

 Adapun strategi pemasaran dari vershire company adalah sebagai berikut :

v     Low cost strategy

Strategi fokus pada penawaran dengan harga yang kompetitif yang digabungkan dengan kualiatas produk yang baik dan konsisten serta pengirimannya yang mudah dan cepat serta proses pembayaran dan proses klaim apabila ditemukan cacat pada produk yang ditawarkan.

v     Complete customer solution strategy

 Strategi ini lebih menitikberatkn pada pembinaan hubungan jangka panjang yang baik dengan pelanggan. Kualitas, keunikan dan kelengkapan pelyanan menjadi prioritas utama.

v     System lock –in straregy

Strategi ini adalah bagaimana meraih pelanggan sebanyak – banyaknya, perusahaan melkaukan promosi yang sebesar – besarnya dan menerapakan diskon yang besar untuk produk utama tetapi memperoleh margin yang besar pada produk dan servis berikutnya.

v     Mengembangankan teknoologi yang lebih unggul dari pesaing.

TINJAUAN PUSTAKA

 2.1      Sistem yang diterapkan pada sistem pengendalian manajemen

Organisasi adalah Sebuah kelompok manusia yang berinteraksi melakukan berbagai kegiatan secara terkoordinasi sebagai suatu kesatuan tersendiri untuk mencapai cita-cita, misi, atau tujuan.Strategi adalah Rencana tindakan umum jangka panjang yang mengarahkan perumusan kebijakan dan program –program tindakan organisasi.

Jenis-jenis pengendalian :

Ø      Pengendalian strategi adalah Semua metode dan analisis yang digunakan untuk memantau, mengevaluasi, dan  memodifikasi strategi dalam menyesuaian kegiatan-kegiatan organisasi dengan kebutuhan untuk bertahan hidup yang ditimbulkan oleh kekuatan-kekuatan luar yang terus menerus berubah.

Ø      Pengendalian organisasi adalah Mengarahkan sekumpulan variabel  ( mesin, orang, peralatan ) menuju sasaran yang telah ditetapkan.

Ø      Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Ø      Pengendalian manajemen adalah Semua metode, prosedur, dan sarana, termasuk sistem pengendalian manajemen , yang digunakan manajemen untuk memestikan dipatihinya kebijakan-kebijakan dan strategi-strategi organisasi.

2.2       Pengertian sistem pengendalian manajemen

Sistem pengendalian manajemen adalah Suatu proses dan struktur yang tertata secara sistematik yang digunakan manajemen dalam pengendalian manajemen.Manajemen adalah suatu organisasi yang terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersam-sama untuk mencapai tujuan bersama ( dalam organisasi bisnis tujuan utamanya adalah memperoleh tingkatan laba yang memuaskan ).

Pengendalian manajemen merupakan keharusan dalam suatu organisasi yang mempraktikkan desentralisasi. Salah satu pandangan berargumentasi bahwa sistem pengendalian manajemen harus sesuai dengan strategi perusahaan. Ini menyiratkan bahwa strategi pertama kali dikembangkan melalui proses formal dan rasional, dan strategi ini kemudian menentukan desain sistem manajemen perusahaan. Satu perspektif alternatif mengatakan bahwa strategi muncul melalui eksperimentasi yang dipengaruhi oleh sistem manajemen perusahaan. Menurut pandangan ini, sistem pengendalian manajemen dapat mempengaruhi perkembangan strategi. Kedua sudut pandang ini akan dibahas, beserta implikasinya dalam hal desain dan operasi sistem pengendalian manajemen.

Elemen-elemen sistem pengendalian :

1. Detektor atau sensor yakni suatu alat untuk mengidentifikasi apa yang sedang terjadi dalam suatu proses. Dalam contoh menyerang jalan di atas maka detektor atau sensor yang bekerja adalah indra penglihatan kita.
2. Alat pembanding / assesor yakni suatu alat unuk menentukan ketepatan. Biasanya ukurannya dengan membandingkan kenyataan dan standar yang telah ditetapkan. Dalam contoh diatas, assesor adalah otak yang bekerja membandingkan dengan standar bahwa seseorang bisa menyerang kalau jalan tidak ada kendaraan atau pada kondisi kendaraan tidak sibuk.
3. Efektor yakni alat yang digunakan untuk mengubah sesuatu yang diperoleh dari assesor. Dalam contoh di atas, sebelah dibandingkan maka otak langsung mengambil keputusan apakah seseorang tersebut bisa menyerang atau tidak.
4. Jaringan komunikasi yakni alat yang mengirim antara detektor dan assesor dan antara assesor dan efektor.

PEMBAHASAAN

3.1  Analisis permasalahan

1.    Kompetisi internal di antara sector produksi dan departemen.

Analisis permasalahan adalah dalam pengendalian manajemen terhadap petanggungjawaban pusat laba kurang adanya kerjasama antara sektor produksi dan departemen dalam menjalankan tanggung jawab setiap divisinya dan pelaporan sistem evaluasi kinerja Vershire Company yang kurang dalam membandingkan antara realisasi anggaran dengan anggaran yang ditetapkan sebelumnya.

2.    Manager pabrik bertanggung jawab atas laba yang diproyeksikan

Analisis permasalahan dalam pertaggung jawab atas laba yang diproeksikan pada Vershire Company adalah kurang bertanggungjawabnya seorang manajer pabrik dalam menggapai laba yang diinginkan karena tidak memperhitungkan kinerja laba dan pertanggungjawaban operasional dalam hal membandingkan penjualan terhadap laba antar pabrik setiap perdivisinya.

3.    Sistem perencanaan dan pengendalian virshire company dalam menanggapi kelemahan dan kelebihan yanga ada dalam perusahaan

Analisis permasalahan dalam sistem perencanaan dan pengendalian menanggapi kelemahan dan kelebihan yang ada pada perusahaan Vershire Company. Sistem perencanaan dan pengendalian terhadap kelebihan Vershire Company, perusahaan lebih memperhatikan penyusunan kinerja pada bagian atas.  Kelemahan pada Vershire Company adalah kurang memperhatikan penyusunan dan pelaporan.

3.2  Pemecahan Masalah

1.         Kompetisi internal di antara sector produksi dan departemen.

Kompetisi internal di antara sektor produksi dan departemen seharungnya ada kerjasama antara sektor produksi dan departemen dalam menjalankan pertanggungjawaban setiap perdivisinya agar berjalan sesuai dengan yang diinginkan perusahaan terebut dan pelaporan sistem evaluasi kinerja Vershire Company dalam hal membandingkan antara realisasi anggaran dengan anggaran yang ditetapkan sebelumnya.

2.         Manager pabrik bertanggung jawab atas laba yang diproyeksikan

Manager pabrik bertanggung jawab atas laba seharusnya seorang menager pabrik harus bertanggungjawab dalam pencapaian laba dimana manager pabrik bertanggungjawab terhadap operasional dan keuntungan pabrik serta kinerja laba yang telah diperhitungkan dengan membandingkan penjualan terhadap laba yang diperoleh antara pabrik. Hal ini proyeksi laba yang diinginkan akan tercapai dan manager pabrik akan bertanggungjawab.

3.      Sistem perencanaan dan pengendalian virshire company dalam menanggapi kelemahan dan kelebihan yanga ada dalam perusahaan

Kelebihan sistem perencanaan dan pengendalian yaitu sisten penyusunan ramalan pebjualan dari bawah keatas yang dapat menghasilkan kometmen untuk mencapai target yang ditetapkan kepada bawahan. Sedangkan kelemahannya yaitu Vershire Company hanya melaporkan secara sederhana lporan evaluasi kinerja untuk sebuah pabrik dengan menggunakan perhitungan selisih atau vaians yang kinerjanya tidak dapat menunjukkan sebab-sebab terjadiny selisih tersebut.

Kesimpulan

Vershire Company merupakan perusahaan pengemasan yang terdiversifikasi dengan berbagai devisi besar,

1.    Sistem evaluasi kinerja pada Vershire Company hanya melaporkan secara sederhana dengan membandingkan antara realisasi anggaran dengan anggaran yang telah ditetaptakn sebelumnya. Pertama ditentukan kinerja perusahaan secara keseluruhan yang merupakan selisih antara laba sesungguhnya yang dicapai dengan anggaran laba. Kemudian selisi ini dibagi kedalam selisih pendapat dan selisih biaya.

2.    Dalam setiap divisi, seorang manager pabrik harus bertanggungjawab dalam pencapaian laba karena manajer pabrik bertanggungjawab terhadap operasional dan keuntungan pabrik serta kinerja laba dihitung dengan membandingkan penjualan terhadap laba antar pabrik.

3.    Kelebihan sistem prencanaan dan pengendalian yaitu sistem penyusunan ramalan penjualan dari bawah ke atas yang dapat menghasilkan komitmen untuk mencapai target yang ditetapkan kepada bawahan. Sedangkan kelemahanya yaitu Varshire Company hanya melaporkan secara sederhana laporan evaluasi kinerja untuk sebuah pabrik dengan menggunakan perhitungan selisih atau varians yang kinerja tidak dapat menunjukkan sebab-sebab terjadinya selisih tersebut.