Tugas Konsep SIA

BAB 13: SIKLUS MANAGEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN PENGGAJIAN (THE HUMAN RESOURCES MANAGEMENT AND PAYROLL CYCLE)

Tujuan Pembelajaran
1. Mendeskripsikan aktivitas utama bisnis dan hubungan data proses operasi yang dilakukan pada human resources management (HRM)/Payroll cycle.
2. Mengindentifikasi ancaman utama (major threats) pada HRM/Payroll cycle, dan mengevaluasi berbagai prosedur pengendalian terhadap ancaman.
3. Menjelaskan keputusan penting yang dibuat� pada HRM/payroll cycle, dan mengindentifikasikan kebutuhan informasi pada proses pengambilan keputusan
4. Membaca dan memahami model data (REA diagram) HRM/payroll cycle.
5. Membuat sebuah model data (REA diagram) HRM/payroll cycle.

Pendahuluan
Kasus Integratif: Alpha Omega Electronic
Peter Wu adalah wakil presiden baru (new vice president) untuk menangani sumber daya manusia (human resources) pada Alpha Omega Electronics (AOE). Peter bercerita tatang kelemahan yang ada pada human resource management AEO (HRM)/ payroll system:
1. Ketidakadaan pelayanan yang memadai
2. Ketidakmampuan untuk menjalankan peningkatan ketrampilan keryawan
AOE memisahkan antara HRM dan payroll systems.
Peter menetapkan untuk memulai dengan menguji bagaimana meningkatkan sistem proses penggajian. Elizabeth Venko, sebagai controller, dan Ann Brandt, sebagai vice president untuk information systems, dimungkinkan untuk bisa melakukan redesain kedua aktivitas , yaitu pengajian (payroll) dan HRM System yang terintegrasi. HRM/payroll cycle is kumpulan aktivitas bisnis yang berulang-ulang dan hubungan antar data proses operasi� dalam mengendalikan tenaga kerja.

Banyak aktivitas penting yang terdiri dari beberapa tugas:
o Recruitment and hiring
o Training
o Job assignment
o Compensation (payroll)
o Performance evaluation
o Discharge of employees, due to voluntary or involuntary termination
Tiga fungsi dasar SIA pada HRM/payroll cycle adalah menyediakan:
1. Proses data transaksional tentang aktivitas tenaga kerja
2. Mengamankan aset organisasi
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan

Aktivitas Siklus Penggajian
Aktivitas dasar yang dilakukan pada HRM/payroll cycle
1. Update master payroll file
2. Update tax rates and deductions
3. Validate time and attendance data
4. Prepare payroll
5. Disburse payroll
6. Calculate employer-paid benefits and taxes
7. Disburse payroll taxes and other deductions

Update Master Payroll File (Activity 1)
Aktivitas pertama pada HRM/payroll cycle melibatkan update file induk pembayaran (payroll master file) untuk merefleksikan perubahan, misalnya adanya perekrutan karyawan (hires), pemberhentian karyawan (terminations), perubahan tingkat upah. Setiap perubahan pembayaran harus dienter secara tepat waktu

Update Tax Rates and Deductions (Activity 2)
Aktivitas kedua pada HRM/payroll cycle adalah update informasi tentang pajak (tax rate) dan other withholdings. Perubahan terjadi ketika terjadi update tentang perubahan pada pajak dan pembayaran lain maka akan diterima oleh pemerintah dan perusahaan asuransi.

Validate Time and Attendance Data (Activity 3)
Aktivitas ketiga dari payroll cycle adalah mengesahkan data waktu kehadiran karyawan (employee�s attendance time data). Informasi ini menjadi berbagai bentuk, tergantung pada status pekerja. Berbagai bentuk pembayaran:
o Time cards untuk pembayaran atas dasar Jam kerja (hourly basis)
o Self report for professionals
o Straight commission or salary plus commission
o Incentives and bonuses

Procedures:
Payroll department bertanggun jawab untuk memerikasa catatan waktu pekerja (employee time records). Untuk pekerja di pabrik, pengecekan melibatkan perbandingan antara total waktu dengan waktu penyelesaian masing-masing job.
Payroll clerk menghitung batch totals dan men-enterkan dengan sesuai dengan data waktu. Batch totals dihitung ulang oleh komputer setelah are recalculated by the computer after subsequent processing steps. Payroll transaction data are entered through online terminals. Edit checks are performed on each time and attendance record.

Pemakaian Teknologi Informasi pada �Validate Time and Attendance Data�
Penggunaan teknologi informasi untuk pengesahan waktu dan data kehadiran (validate time and attendance data) (Activity 3):
o collecting employee time and attendance data electronically, instead of on paper documents
o using badge readers
o using electronic time clocks

Prepare Payroll (Activity 4)
Aktivitas keempat pada payeoll cycle adalah mempersiapkan dan mengelolah payroll. Data tentang lamanya waktu kerja (hours worked) disediakan oleh departemen dimana pekerja tersebut berada. Informasi tingkat upah (Pay rate information) berasal dari file induk payroll (payroll master file). Orang yang bertanggung jawab untuk menyiapkan ceck pembayaran tidak dapat menambahkan catatan baru (new record) pada file tersebut.

Procedures:
Pemrosesan payroll dilakukan pada departemen operasi komputer (computer operations department). File transaksi payroll (payroll transaction file) di sorting berdasarkan nomer pekerja. File data waktu tersorting (sorted time data file) adalah digunakan untuk menyiapkan payceck pekerja. Semua potongan pembayaran dijumlah kemudian dikurangkan terhadap nilai pembayaran kotor (gross pay) sehingga didapatkan penerimaan pembayaran bersih (net pay). Tipe potongan pembayaran (payroll deductions):
o withholdings
o voluntary deductions
Akhirnya, dilakukan register terhadap payrol (payroll register) dan pencetakan employee paychecks.

Pemakaian Teknologi Informasi pada �Prepare Payroll�
Penggunaan teknologi informasi untuk persiapan pembayaran (prepare payroll) (Activity 4):
o Pembuatan dan pembagian laporan pembayaran secara elektronik (payroll reports electronically) lebih baik dari pada dengan cetakan kertas.
o online terminals
o corporate intranets

Disburse Payroll (Activity 5)
Aktivitas kelima adalah pembayaran payceck kepada karyawan. Kebanyakan karyawan dibayar dengan ceck atau melalui deposit� langsung kedalam rekening bank karyawan.

Procedures:
Setelah payceck disiapkan, payroll register dikirim ke departemen pembayaran (accounts payable department) untuk diperiksa dan disetujuai. Kemudian faktur pembayaran (disbursement voucher) disiapkan. Disbursement voucher dan payroll register kemudian dikirim ke kasir.

Disburse Payroll (Activity 5): Opportunities for Using Information Technology
Penggunaan teknologi informasi untuk persiapan pembayaran gaji (disburse payroll) (Activity 5):
o Direct deposit
o Penugasan jasa biro luar untuk untuk pembayaran (outsourcing to a payroll service bureau)

Calculate Employer-Paid Benefits and Taxes (Activity 6):
Ada beberapa pajak gaji (payroll taxes) dan pajak pendapatan yang dibayar lansung oleh karyawan. Federal and state laws membutuhkan kontribusi karyawan untuk membayar dari presentasi masing-masing gross pay sebagai dana asuransi. Pekerja berkontribusi terhadap sarana kesahatan, orang cacat, dan premi. Banyak perusahaan menawarkan kepada karyawannya berbagai keuntungan yang flexible. Banyak karyawan ditawari untuk memilih perencanaan tabungan pensiun apabila mereka telah berhenti bekrja.

Disburse Payroll Taxes and� Other Deductions (Activity 7)
Aktivitas akhir pada proses penggajian adalah penyelesaian� pembayaran kewajiban pajak dan pengurangan sumbangan sukarela dari masing-masing karyawan. Organisasi secara periodik penyiapkan ceck pembayaran atau penggunaan electronic transfer untuk membayar berbagai macam kewajiban pajak. Waktu pembayaran diberikan pada agen pemerintah yan ditunjuk. Dana sumbangan� yang telah dipotongkan dari cek gaji karyawan diberikan kepada organisasi yang membutuhkan.
Pengendalian: Tujuan, Ancaman dan Prosedur
Fungsi kedua dari SIA pada HRM/payroll cycle adalah menyediakan pengendalian internal untuk menjamin tercapainya beberapa tujuan:
1. Transaksi penggajian telah diotorisasi
2. Pencatatan transaksi penggajian harus valid
3. Pencatatan otorisasi transaksi penggajian
4. Pencatatan transaksi pemnggajian
5. Kesesuaian antara peraturan pembayaran pajak dari pemerintah, catatan pembayaran dan laporan HRM
6. Pengamanan aset �(cash and data) dari kehilangan dan pencurian
7. HRM/payroll cycle activities dilakukan secara efisien dan efektif

Beberapa ancaman (threats) pada HRM/Payroll cycle
1. Merekrut karyawan yang tidak kualified Hiring of unqualified
2. Pelanggaran hukum oleh karyawan (Violation of employment law)
3. Perubahan yang tidak diotorisasi opada file induk pembayaran (master payroll file)
4. Ketidakakuratan data waktu (Inaccurate time data)
5. Ketidakakuratan proses pembayaran
6. Pencurian atau kecurangan pendistribusian pembayaran
7. Kehilangan atau tidak terotorisasi data pembayaran
8. Performansi jelak

Beberapa prosedur kontrol (control procedures)
o Mempertimbangkan referensi penunjang (verifikasi ketrampilan pelamar, referensi, pengalaman kerja)
o Pendokumentasian seksama dari prosedur perekrutan
o Pemisahan tugas
o Deposit secara langsung
o Bagian pendistribusian dilakukan seseorang yang terlepas dari bagian proses pembayaran
o Pengusutan untuk semua unclaimed paychecks
o Pemisahan akun payroll checking
o access control
o Backup procedures
o Encryption

Kebutuhan Informasi dan Prosedur
Fungsi yang ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan.
Sistem penggajian (Payroll system) yang berkaitan dengan data biaya didesain untuk dikumpulkan dan diintegrasikan dengan fipe informasi lain agar dapat menyediakan kepada manajemen dalam membuat keputusan:
1 Kebutuhan staf tenaga kerja kedepan
2 Performansi tenaga kerja
3 Morale tenaga kerja
4 Proses penggajian yang efektif dan efisien
Beberapa informasi tradisional telah disediakan oleh sistem pembayaran (payroll system). Informasi lain, misalnya data tentang ketrampilan karyawan (employee skill), moral karyawan seharusnya juga disediakan dan dimantain oleh sistem sumber daya menusia (HRM system).

Model data Siklus Penggajian
Skills
Recruiting
(1, N)
(1, 1)
(1, N)
Applicants
Recruiting
applicants
(1, N)
For

Hubungan antara ketrampilan (skill) dan rekruitman (recruiting) adalah one-to-many, hal ini disebabkan karena masing-masing adpertensi mencari calon karyawan yang memiliki ketrampilan spesifik. Dan dilain pihak beberapa adpertensi menerima berbagai ketrampilan.
Hubungan antara kejadian rekruitmen (recruitment event) dan pelamar kerja (job applicants) adalah many-to-many hal ini disebabkan karena:
o Kebanyakn tipe orang mengajukan lamaran untuk masing-masing lowongan pekerjaan yang dibuka.
o Masing-masing orang merespon lebih dari satu lowongan adanya rekruitmen.


Kesimpulan Kasus
o Elizabeth dan Peter mengembangkan sebuah model data.
o Sistem baru mengijinkan karyawan membuat perubahan langsung terhadap pilihan keuntungan yang mereka peroleh.
o Elizabeth merencanakan untuk menggunakan teknologi� informasi untuk meningkatkan efisiensi proses penggajian.
o Sebuah matrik pengendalian dibuat untuk memaintain pemisahan tugas pada sistem baru dan melindungi integritas dari HRM/payroll database.


BAB 15. BUKU BESAR DAN SISTEM PELAPORAN
(GENERAL LEDGER AND REPORTING SYSTEM)

Tujuan Pembelajaran
1. Mendeskripsikan proses operasi informasi untuk meng-update General Ledger (GL) dan menghasilkan laporan untuk internal dan external user.
2. Mengidentifikasi ancaman pada GL dan aktivitas pelaporan, dan mengevaluasi berbagai macam prosedur pengendalian internal.
3. Membaca dan menjelaskan integrated enterprise-wide REA data model.
4. Mendiskusikan dan mendisain balanced scorecard untuk organisasi.
5. Menjelaskan hubungan antara sistem pemrosesan transaksi secara online dan penggunaan� data warehousing untuk mensuport business intelligence.
6. Memahami aplikasi perkembangan teknologi informasi baru untuk pelaporan internal dan eksternal.

Pendahuluan
Kasus Integratif: Alpha Omega Electronic
Linda Spurgeon, AOE�s president & CEO, merasa tidak puas dengan laporan keuangan ERP system yang dimiliki AOE.
Dia memiliki tiga tujuan utama, yaitu:
1. Mengembangkan Balanced Scorecard in a timely manner.
2. Mempercepat analisis data untuk performansi keuangan perusahaan.
3. Mencapai biaya termurah dalam menyediakan informasi untik kelompok luar.
Bab ini mendiskusikan pemrosesan informasi yang terlibat dalam peng-update-tan GL dan persiapan pembuatan laporan yang berkaitan dengan rangkuman hasil aktivitas organisasi.

Buku Besar dan Aktivitas Pelaporan
Empat aktivitas dasar yang dilakukan dalam GL dan reporting system:
1.Update the general ledger, memperbarui GL atau buku besar.
2.Post adjusting entries, mengeposkan jurnal yang diperbarui.
3.Prepare financial statements, mempersiapkan laporan keuangan.
4.Produce managerial reports, menghasilkan laporan managerial.

Update The General Ledger (Activity 1)
Journal voucher
Accounting
subsystems
Treasurer
General ledger
Update the
general ledger
Journal entry
Journal� entry




















Post Adjusting Entries��� (Activity 2)
Aktivitas kedua pada general ledger system melibatkan posting terhadap berbagai macam adjusting entries. Adjusting entries awalnya berasal dari controller�s office, setelah trial� balance disiapkan.
Lima katagori dasar adjusting entries:
o Accruals (wages payable)
o Deferrals (rent, interest, insurance)
o Estimates (depreciation)
o Revaluation (change in inventory method)
o Corrections
Controller
Journal voucher
Post adjusting
entries
Prepare financial
statements
Adjusting� entries
Financial statements
Adjusted trial balance


Prepare Financial Statements (Activity 3)
Aktivitas yang ketiga dari general ledger dan reporting system melibatkan persiapan pembuatan laporan keuangan (financial statements).
o Pertama mempersiapkan laporan laba-rugi.
o Berikutnya membuat neraca (balance sheet).
o Dan terakhir membuat laporan arus kas (cash flows).

Produce Managerial Reports (Activity 4)
Aktivitas final [ada GL dan reporting system adalah membuat berbagai macam laporan managerial, yaitu:
1. General ledger control reports
2. Budgets

Contoh control reports:
o Daftar journal vouchers yang diurutkan (secara numerical sequence, account number, atau date)
o Daftar neraca saldo GL
Contoh budgets:
o Operating budget
o Capital expenditures budget
Budgets dan performance reports dapat dikembangkan atas dasar responsibility accounting. Yang dimaksud dengan responsibility accounting adalah laporan keuangan yang dihasilkan dari pertanggung jawaban managerial terhadap organisasi yang dikelolah.

Pengendalian: Tujuan, Ancaman dan Prosedur
Tujuan pengendalian pada GL dan reporting system adalah:
1. Peng-update-tan GL untuk diotorisasi dengan tepat.
2. Pencatatan GL transactions secara valid.
3. Valid, authorized GL transaction telah dicatat.
4. GL transactions telah dicatat secara akurat.
5. General ledger data diamankan dari kehilangan dan pencurian.
6. General ledger system activities telah dilakukan secara efektif dan efisien.

Ancaman� dan Pengendalian pada Buku Besar dan Sistem Pelaporan
Process/Activity Threat Applicable Control Procedures
Updating the general ledger Errors Input and processing controls; reconciliations and control reports; audit trail
Access to general ledger Loss of confidential data and/or concealment of theft Access controls; audit trail
Loss or destruction of the general ledger Loss of data and assets Backup and disaster recovery procedures
Threat 1:� Errors in Updating the General Ledger
Error terjadi pada update GL dapat menyebabkan kesulitan dalam dasar pengambilan keputusan pada laporan performansi keuangan (financial performance reports).� Prosedur Pengendalian terbagi menjadi tiga katagori:
1. Edit input dan pengendalian proses
2. Rekonsiliasi dan control reports
3. Perawatan yang tepat dari audit trail
Terdapat dua sumber journal entries yang digunakan untuk updating GL:�
1. Summary journal entries from other AIS cycles
2. Direct entries made by the treasurer or controller

Edit Input dan Pengendalian Proses
Journal entries dikontrol pada saat pengentrian data awal.� Beberapa tipe dari edit input dan pengendalian proses dibutuhkan untuk menjamin journal entries telah akurat dan lengkap:
o Validity Check
o Zero-balance checks
o Closed-loop verification
o Calculation run-to-run totals to verify accuracy of journal voucher batch processing
o Field Checks
o Completeness test
o Standard adjusting entry file for recurring adjusting entries made each period
o Sign check

Reconciliation and Control Report
Rekonsiliasi dan laporan pengendalian dapat dideteksi jika terdapat kesalahan dibuat selama proses peng-update GL:
o Persiapan of the trial balance
o Membandingkan general ledger control account balances terhadap total balance pada corresponding ledger

Threat 2:� Unauthorized Access to the General Ledger
Unauthorized access dapat mengakibatkan kebocora data penting ke tangan kompetitor atau korupsi data terhadap GL. Hal ini sama dengan pencurian aset berupa data.
Pengendalianterhadap ancaman ini dapat dilakukan dengan cara:
o User IDs and passwords
o Read-only access to the general ledger
o System checks of authorization codes for each journal voucher record before posting

Threat 3:� Loss or Destruction of the General Ledger
Pembackupan dan prosedur penanganan bencana harus dilakukan untuk memproteksi GL. Pembackupan meliputi:
1. Penggunaan label file internal dan eksternal
2. Pembackupan secara legular terhadap GL

Model Data Terintegrasi
Integrated enterprise-wide data model merupakan gabungan dari data model.
(1, 1)
Cash
disbursements
Cash
receipts
(1, N)
Cash
(1, N)
(1, 1)









(1, N)
(1, N)
Cash
Pay
employees
Issue
stock
Dividend
payment
Debt
payment
Issue
debt
(0, N)
(0, N)
(0, N)
(0, N)
(1, 1)
(0, N)
(1, 1)
(1, 1)
(1, 1)
(1, 1)













Keuntungan dari Model data terintegrasi
Keuntungan dari Integrated data model:
o Mendukung peningkatkan pengambilan keputusan
o Mengintegrasikan informasi finansial dan non finansial
o Peningkatan laporan internal
Mengembangkan virtual value chain yang terjadi pada tahap visibility, mirroring, dan Building new customer relationships.

Balanced Scorecard
Balanced scorecard adalah:
o Laporan yang menyediakan prespektik multidimensi A report that provides a multidimensional perspective of organizational performance
o It contains measures reflecting four perspectives of the organization:
� Financial
� Customer
� Internal operations
� Innovation and learning

Data Warehouses
Data warehouses, berisi mengenai data sekatang dan data historis (current and historical data), yang disediakan untukmembantu dalam strategi pengambilan keputusan. Transaction-processing databases didesain untuk meminimasi redundancy, data warehouses dibangun untuk memaksimasi efisiensi permintaan (maximize query efficiency). Proses akses data berada pada data warehousing� dan digunakan untuk pengambilan keputusan stratejik, hal ini terkait dengan business intelligence. Teknik utama pada business intelligence are:
o Online Analytical Processing (OLAP)
o Data mining

Opportunities for Using Information Technology
Extensible Business Reporting Language (XBRL) digunakan untuk dua masalah:
o Different requirements for the manner in which information is delivered.
o The need for manual reentry of information into standalone decision analysis tools.
Extensible Business Reporting Language (XBRL) digunakan untuk dua masalah:
o Different requirements for the manner in which information is delivered.
o The need for manual reentry of information into standalone decision analysis tools.

Kesimpulan Kasus
Keputusan apa yang diambil oleh Stephanie Cromwell and Elizabeth Venko? Mereka memutuskan kebutuhan AOE untuk merubah ke sistem GL secara online (online general ledger system). Mereka sepakat bahwa AOE membutuhkan general ledger package that dalam membangun relational database.